Zum Zweck einer effektiven Finanzverwaltung (und Buchhaltung) werden wir die verschiedenen Kosten in Gruppen zusammenfassen, um einen klaren Überblick über die Ausgaben zu erhalten und fundierte Geschäftsentscheidungen treffen zu können. 

Im Großen und Ganzen können alle Kosten, die mit dem Betrieb einer Bar und eines Lokals verbunden sind, als Fixkosten oder variable Kosten kategorisiert werden. Zu den Fixkosten gehören Ausgaben, die über einen bestimmten Zeitraum konstant bleiben, unabhängig von der Höhe des Outputs, während die variablen Kosten Ausgaben sind, die sich direkt und proportional zu den Änderungen des Niveaus oder Volumens der Geschäftstätigkeit ändern. Auf lange Sicht sind alle Kosten variabel.

Fixe Kosten sind im Voraus festgelegte Ausgaben, die während eines bestimmten Zeitraums gleich bleiben. Diese Gemeinkosten variieren nicht mit dem Output oder der Leistung des Unternehmens. Einige Beispiele für FC sind:

• Hypothek oder Miete
• Gehälter von Vollzeitbeschäftigten
• Versicherung
• Kreditzahlungen
• Nebenkosten*

Jeder Restaurant- oder Barbesitzer hat bestimmte Fixkosten, unabhängig davon, ob er eine Geschäftstätigkeit ausübt. Da diese während des gesamten Geschäftsjahres gleich bleiben, lassen sich die Fixkosten leichter budgetieren. Allerdings sind sie auch weniger kontrollierbar als variable Kosten, da sie nicht mit dem Betrieb oder dem Volumen zusammenhängen.

Variable Kosten ändern sich über einen festgelegten Zeitraum und sind direkt mit der Geschäftstätigkeit verbunden. Sie basieren auf der Geschäftsleistung und dem Umfang der vom Unternehmen erbrachten Dienstleistungen. Da sie kontinuierlich variieren und der Betrag, den du für sie ausgibst, monatlich unterschiedlich ist, sind variable Kosten schwerer zu überwachen und zu kontrollieren. Sie können sich schnell verringern oder erhöhen und sich dadurch auf deine Gewinnmargen oder Verluste auswirken.

Einige Beispiele für variable Kosten sind:

• Kosten der verkauften Waren
• Gehälter für Aushilfsarbeiter
• Verbrauchsmaterialien (z. B. Servietten, Bierdeckel)

*Beachte, dass sich die Kosten für Wasser und Strom erhöhen werden, wenn mehr Kunden da sind. Bars müssen jedoch auch dann weiterhin Energie verbrauchen, wenn das Geschäft schlecht läuft, z. B. für Klimaanlagen, Lichter, Kühlschränke usw. Daher werden manchmal Kosten, die zwischen fixen und in gewissem Maße von Faktoren wie dem Absatzvolumen beeinflusst werden, als Mischkosten bezeichnet. Da diese in der Regel jedoch nicht zu weit von der Norm abweichen, werden sie normalerweise als Fixkosten aufgeführt.

Der Break-even-Punkt ist der Punkt, an dem der Gesamtumsatz den Gesamtkosten (Fixkosten und variable Kosten) entspricht. Die Break-even-Analyse hilft dir herauszufinden, wie viel Umsatz dein Restaurant generieren muss, um genau deine Kosten zu decken oder keinen Gewinn zu erzielen.

Betriebsleiter können diese Informationen verwenden, um Umsatzziele festzulegen, Kosten zu kontrollieren und das angestrebte Rentabilitätsniveau und das Geschäftswachstum zu erreichen.

Bei Verwendung dieser einfachen Formel sind nur drei Werte erforderlich. Sobald wir die fixen und variablen Kosten für einen bestimmten Zeitraum kategorisiert haben (sagen wir einen Monat), ermöglicht uns diese Formel, den Break-even-Punkt der Bar in Verkaufsdollars schnell zu berechnen.

Die erste und wichtigste Lektion im Bar- und Restaurantgeschäft ist die Kontrolle der Kosten der verkauften Waren (Cost of Goods Sold, COGS). Je nach Standort kann der durchschnittliche Getränkepreis in einer Bar zwischen 25 und 45 % des Gesamtgetränkeumsatzes liegen. Dies ist ein großer Teil deines Umsatzes und der Unterschied zwischen gutem Geldverdienen und harter Arbeit für sehr wenig.

Der Bruttogewinn (Gross Profit, GP) ist der Gesamtumsatz abzüglich der mit der Produktion von Waren direkt verbundenen Ausgaben (d. h. COGS), während der Bruttobetriebsgewinn (Gross Operating Profit, GOP) auch als Bruttobetriebseinkommen bekannt ist und der Unterschied zwischen Umsatz (Verkäufen) und Betriebskosten (FC + VC) ist. So oder so, je niedriger die variablen Kosten sind, desto höher wird dein Gewinn sein. Beachte, dass die Begriffe in verschiedenen Buchhaltungspraktiken und Ländern unterschiedlich sein können. In diesem Artikel besprechen wir nur grundlegende Prinzipien für Kostenberechnungen.

Im folgenden Beispiel führt eine Senkung der Getränkekosten um 14 % zu einer Gewinnsteigerung um 25 %!

Gute Kostenkontrolle beginnt mit einer detaillierten Aufschlüsselung der Kosten für jeden Artikel in deiner Speisekarte. Wir benötigen vier Schlüsselinformationen:

1. Zutaten im Rezept
2. Einheitliche Kosten jeder Zutat
3. Verwendete Menge
4. Rezeptkosten (füge 5 oder 10 % hinzu, um etwaige Nebenartikel wie Strohhalme oder Garnitur abzudecken)

Um sicherzustellen, dass dein Geschäft profitabel bleibt, sind regelmäßige und genaue Berechnungen der Getränkekosten ein Muss. Die tatsächlichen Lebensmittelkosten sind der Wert, um den dein Lagerbestand über einen bestimmten Zeitraum abnimmt. Mit anderen Worten, es handelt sich um den Verbrauch von Lagerbeständen im Vergleich zu ihrem Geldwert. Die Berechnung der tatsächlichen Lebensmittelkosten erfordert genaue Lagerbestandszählungen. Dies kann arbeitsintensiv und zeitaufwändig sein und erfordert viel Disziplin, aber es handelt sich um eine missionkritische Aufgabe. Glücklicherweise stehen heute viele Softwareoptionen zur Verfügung, die helfen können. Die folgende Formel zeigt, wie man die tatsächlichen Getränkekosten in einem bestimmten Zeitraum (normalerweise einem Monat) berechnet.

Der tatsächliche Getränkekostenprozentsatz für den Monat beträgt 30 %. Mit diesen Informationen werden wir nun unseren idealen Getränkekostenprozentsatz vergleichen.

Um die idealen Getränkekosten zu berechnen, müssen wir zunächst die Kosten für jedes Menüelement bestimmen. Dies haben wir im obigen Beispiel des Margarita-Cocktails bereits getan. Nehme diese Kosten und multipliziere sie mit dem Verkaufsmix, das heißt, der Menge jedes verkauften Elements im Laufe des Monats. Danach müssen wir die idealen Getränkekosten in Prozent umrechnen.

Jetzt, da du einige der wichtigsten Kosten für den Betrieb einer Bar kennst, ist es an der Zeit, eine einfache Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) vorzubereiten. Auch als "Einkommensrechnung" oder "Ertragsrechnung" bekannt, fasst sie die Einnahmen, Kosten und Ausgaben eines Unternehmens über einen bestimmten Zeitraum zusammen (normalerweise einen Monat, ein Quartal oder ein Jahr). Sie gibt einen Überblick darüber, ob das Unternehmen während dieses Zeitraums einen Gewinn erzielt oder einen Verlust erleidet. Unten findest du ein vereinfachtes Beispiel für eine Gewinn- und Verlustrechnung:

Das Verständnis der Kosten und das klare Erfassen deiner Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in Restaurantbars bietet zahlreiche Vorteile. Dies ermöglicht es dir, profitablere Möglichkeiten und Bereiche für Kosteneinsparungen zu identifizieren, Menüs wettbewerbsfähig zu bepreisen und fundierte Entscheidungen in der Finanzplanung zu treffen. Letztendlich führt dies zu einer gesteigerten Rentabilität.

Bekräftige dein Team, mit Branchentrends Schritt zu halten, von den Experten zu lernen und unschätzbare Ressourcen für ihre Karriere in der Bar zu entdecken, indem du sie ermutigst, sich beim Diageo Bar Academy anzumelden.

• Verfolge deinen Bestand, um festzustellen, welche Produkte sich verkaufen und welche nicht. So kannst du fundierte Entscheidungen darüber treffen, was du vorrätig halten und was du von deiner Speisekarte streichen solltest.
• Verringere die Verschwendung, indem du dein Personal darin schulst, Getränke genau auszuschenken und Messbecher zu verwenden, und indem du Software einsetzt, um deinen Bestand und deine Verkäufe zu verfolgen.
• Verhandle mit Lieferanten, um bessere Preise für Produkte und Dienstleistungen zu erhalten. Du kannst auch Großeinkäufe tätigen oder dich mit anderen Bars zusammenschließen, um bessere Angebote zu erhalten.
• Optimiere deine Speisekarte, indem du Produkte, die sich nicht gut verkaufen, weglässt und dich auf deine Bestseller konzentrierst. Du kannst auch überlegen, ob du Sonderangebote oder Aktionen anbietest, um die Kunden zu ermutigen, neue Produkte zu probieren.
• Überwache deine Ausgaben, indem du deine Umsätze und Ausgaben regelmäßig verfolgst. So kannst du feststellen, in welchen Bereichen du Kosten einsparen und dein Ergebnis verbessern kannst.