A gestão de estoque dentro de um bar envolve a supervisão do fornecimento de bebidas alcoólicas, misturadores, decorações, copos e outras provisões essenciais. O controle de estoque eficaz desempenha um papel fundamental na facilitação de operações contínuas, reduzindo perdas desnecessárias, gerenciando despesas e mantendo um padrão consistente de serviço para os clientes. Veja abaixo algumas estratégias para gestão de estoque:

• Estabeleça os Limiares: Depois que a linha de produtos for estabelecida Linha Horizontal & Vertical, o próximo passo é documentar os limiares. O limiar define as quantidades máximas e mínimas de uma produção, para que a equipe do bar faça novos pedidos de estoque no momento correto. As quantidades mínimas são definidas com base no prazo de entrega do pedido de reposição, na quantidade mínima do pedido (MOQ) e se é um produto perecível.
• Recebimento Preciso: Verifique se a equipe recebeu o estoque com precisão, verificando a quantidade e a qualidade (com base nas especificações do produto).
• Armazenamento: Armazene todos os produtos em condições ideais (por exemplo, em freezer ou refrigerador) e sempre observe os princípios de FIFO (First in, First Out - ou "Primeiro a Entrar, Primeiro a Sair") para evitar a deterioração e garantir o frescor.
• Controle de Porções: Implemente receitas padrão Atendimento ao Cliente e mantenha controles rigorosos sobre o tamanho das porções (para alimentos) e despejo (para bebidas). O uso de balanças e medidas é crucial para manter custos consistentes e um produto consistente que atenda às expectativas dos clientes.
• Auditorias e Inventários: Realize auditorias agendadas e improvisadas (para vendas) e inventários (para estoque) para identificar possíveis discrepâncias.

Para calcular a variância de estoque, são necessárias duas informações: primeira, a Quantidade de Estoque Vendido e segunda, o Uso Real do Estoque no mesmo período.

Variância do Estoque = Quantidade de Estoque Vendido - Uso Real do Estoque

Em um mundo ideal, a diferença seria zero. Porém no mundo real, isso é altamente improvável, portanto, quanto menor a diferença, melhor.

Para descobrir a quantidade de estoque vendido, extraia os dados do seu sistema de PDV ou registro de vendas. Para o uso real do estoque, a fórmula é semelhante ao cálculo do CPV (Custo dos Produtos Vendidos), mas em quantidade.

Os registros de vendas indicam que 20 garrafas de Tanqueray foram vendidas em um mês

Para calcular o uso real do estoque, use Inventário inicial + Compras - Inventário final = (10 garrafas + 24 garrafas) - 12 garrafas = 22 garrafas usadas

A variação de estoque é a quantidade de estoque vendido - uso real do estoque = 20 - 22 = -2 garrafas

A % de variação do estoque é calculada por (variação ÷ uso) x 100 = (-2 ÷ 22) x 100 = 9%*

Supondo que o custo de uma garrafa de Tanqueray seja de US$ 45, a perda por mês é de (US$ 45 x 2) = US$ 90

Perda projetada por ano = $90 x 12 = $1080

Se o total de compras for de US$ 500.000 por ano, então a perda projetada com variação de 9% = US$ 45.000!

*A variação é sempre expressa em valor absoluto, o que significa apenas um número positivo.

Para chegar ao inventário de uso real do seu bar, é necessário realizar uma contagem física (inventário do bar) duas vezes durante um determinado período de tempo (um mês, uma semana ou todos os dias). 

Embora não seja uma tarefa das mais empolgantes, é absolutamente fundamental. Qualquer diferença entre o estoque inicial (a primeira contagem) e o estoque final (a segunda contagem) é usada para tirar conclusões úteis para a operação do seu negócio. 

Um guia para uma contagem de estoque bem-sucedida inclui:

1. Plano: Crie um esboço detalhado das responsabilidades, processo e cronograma.
2. Escolha a Hora Certa: Será difícil realizar uma contagem precisa enquanto o bar estiver em funcionamento. Escolha um horário em que o bar esteja fechado ou muito silencioso. Em alguns hotéis ou grandes estabelecimentos, a contagem pode ser um grande evento, com todos os estoques sendo transferidos para um local centralizado e verificados na presença de auditores.
3. Seja consistente: Use as medidas padrão para ambas as contagens para evitar discrepâncias indesejadas (veja abaixo algumas opções).
4. Seja Minucioso: Certifique-se de verificar todo o estoque, por exemplo, geladeiras, refrigeradores e depósitos. Mantenha todas as áreas de armazenamento organizadas e bem iluminadas.
5. Frequência: A contagem de estoque deve ser feita a intervalos regulares (diário, semanal, quinzenal ou mensal). Qualquer período maior que o mensal dificultará a implementação de ações corretivas, se necessárias, ou rastreabilidade. O inventário ad hoc (pontual, específico por finalidade) também é aconselhável.
6. Chame as Pessoas Certas: Evite usar a equipe normal do bar para executar a contagem de estoque, pois cria um conflito de interesses. Use pessoal confiável, detalhista e treinado para evitar imprecisões. Considere utilizar auditores terceirizados.

Saber que existe uma variância (e se é elevada) é apenas o primeiro passo.  O próximo é descobrir como, onde e por que isso está acontecendo, e tomar medidas para evitar mais prejuízo. Normalmente, as variâncias são causadas por alguma combinação dos seguintes motivos:

1. Furto
2. Excesso de despejo e/ou derramamento
3. Quebras não registradas, validade expirada de produtos, pedidos errados ou bebidas gratuitas
4. Erro no faturamento / digitação imprecisa dos pedidos