Cada vez son más los clientes que utilizan sus smartphones, aplicaciones de búsqueda, sitios web de reseñas y redes sociales para encontrar un buen bar o restaurante, por lo que los sistemas de reservas brindan una gran oportunidad para aumentar las ventas y ofrecer la posibilidad de reservar mesa con sólo pulsar un botón.

Lee Tennant de Access Hospitality explica cómo encontrar el sistema de reservas adecuado para tu local, que te ayude a gestionar el flujo de clientes y a maximizar el número de mesas ocupadas y los ingresos.

Como parte del proceso de atención al cliente, los locales también utilizan las reservas online para hacer upselling y notificar próximos eventos y promociones.

Cada negocio es diferente, y cada proveedor ofrece distintas prestaciones, por lo que, a la hora de implantar un sistema de reservas online, es importante investigar y encontrar al que mejor se adapte a tu empresa.

1. Haz una lista de todas las funciones que necesitas: Piensa qué buscas en un sistema de reservas, por ejemplo, personalización de la plataforma con tu marca, sincronización con calendarios externos, informes, capacidad de ampliar las ventas con paquetes y promociones, etc.
2. Compara los distintos proveedores: Evalúa el precio, la atención al cliente y lee las opiniones de otros usuarios.
3. Regístrate para una prueba: Hazte una idea de lo que el sistema de reservas puede ofrecer y de la facilidad con la que tu equipo puede utilizarlo. Si estás dudando entre dos soluciones, esta es una forma excelente de tomar una decisión con criterio.
4. Forma al equipo: Una vez elegido el sistema de reservas que mejor se adapta a tu negocio, dedica tiempo a formar al personal a usarlo. 

Consejo: Asegúrate de que todo el personal recibe una formación completa sobre el uso del sistema online. Por muy perfecto que sea, si el personal no recibe la formación adecuada, sólo creará problemas en lugar de ingresos.

El sistema de reservas te ayudará a evitar que los clientes no se presenten a sus reservas y a asegurarte de que no pierdes ingresos. Además, te ayudará a:

• Enviar un correo electrónico o un mensaje de texto a los clientes en cuanto hayan hecho la reserva para confirmar la información.
• Enviar recordatorios automáticos a los clientes el día de la reserva. Éstos incluyen información sobre ofertas especiales, promociones o eventos como incentivo adicional para que acudan. 
• Ofrecer la opción de cancelar la reserva y liberar la mesa si ya no la necesitan.

Consejo: Si las ausencias siguen siendo un problema, contempla la posibilidad de cobrar un depósito o un pago por adelantado cuando el cliente haga la reserva. 

El sistema de reservas online no sólo gestiona las reservas; las funciones mejoradas ayudan al personal a ofrecer un mejor servicio a tus clientes.

Cómo mantenerse en contacto con los clientes online:

• Cumpleaños, aniversarios u ocasiones especiales: Ofrece a tus clientes un descuento para animarles a celebrar eventos especiales en tu local.
• Lanzamiento de una nueva carta: Permite que tus clientes sean los primeros en conocer la nueva carta y ofréceles un descuento para que la prueben.
• Promociona ofertas especiales: Informa a los clientes de cualquier oferta nueva o por tiempo limitado de la que puedan beneficiarse.
• Pide opiniones: Después de una reserva, haz un seguimiento con una encuesta para saber más sobre su experiencia y conocer su opinión.
• Premia la fidelidad: Ofrece un descuento o una oferta especial a los clientes que hayan realizado un determinado número de reservas.
• Envía notificaciones: Si hay reservas disponibles, puedes informar a los clientes habituales para que no se queden sin ellas.
• Ofrece asientos preferentes: Si el cliente solicita con frecuencia una zona de asientos específica en el restaurante o bar, identifica el patrón y adelántate a sus preferencias en su próxima visita.
• Haz recomendaciones acertadas: Puedes hacer recomendaciones en función del comportamiento de compra anterior, por ejemplo, si un cliente ha pedido antes una bebida, una botella de vino o un aperitivo concretos.

Estos detalles sirven para recordar a los clientes que tu negocio valora a su clientela. Esto no sería posible -o sería una labor muy complicada- para los restaurantes que utilizan una agenda de papel para las reservas. 

• La implantación de un sistema de reservas impulsará las consultas y las ventas.
• Ofrecer a los clientes la posibilidad de reservar online garantizará que nunca se pierda una reserva.
• Utiliza las opciones de comunicación que ofrece el sistema de reservas para reducir el número de ausencias.
• Gestiona el aforo con tu sistema de reservas online planificando virtualmente la disposición de las mesas.
• Las funciones de CRM ayudarán a tu negocio a mantenerse en contacto con los clientes y a fidelizarlos. 

Los sistemas de reserva son fundamentales para el buen funcionamiento de un local. Te ayudarán a gestionar la afluencia de clientes, maximizar la cobertura de las mesas y los ingresos y, lo que es más importante, te ahorrarán tiempo que podrás dedicar a ofrecer un servicio excelente a tus clientes.