Con vistas a una gestión financiera (y contable) adecuada, agruparemos los diferentes costes para tener una visión más general de su origen y así poder tomar decisiones empresariales más acertadas.  

A grandes rasgos, los costes derivados de la gestión de un bar o restaurante se pueden clasificar en costes fijos y costes variables. Entre los costes fijos se incluyen aquellos que son constantes durante un periodo de tiempo, con independencia del nivel de producción. Por su parte, los costes variables son aquellos que varían de forma directa y proporcional a los cambios en el nivel o volumen de actividad de la empresa. A largo plazo, todos los costes son variables. 

Los costes fijos son los que se mantienen constantes a lo largo de un periodo determinado. Estos costes generales no varían en función de la producción o del rendimiento del negocio. Algunos ejemplos de CF son los siguientes: 

• Hipoteca o alquiler 
• Remuneraciones del personal a tiempo completo 
• Seguros 
• Pago de préstamos 
• Servicio públicos* 

Todo propietario de un restaurante o bar tiene determinados costes fijos, con independencia de que haya o no actividad comercial. Al ser los mismos durante todo el ejercicio, es más fácil presupuestarlos. Sin embargo, estos costes resultan más difíciles de controlar que los variables, ya que no están relacionados con las operaciones o el volumen. 

Los costes variables varían a lo largo de un periodo determinado y están asociados directamente a la actividad comercial. Se basan en los resultados del negocio y en el volumen de servicios que genera.  Como varían constantemente y la cuantía destinada a ellos difiere cada mes, resulta más difícil supervisarlos y controlarlos. Pueden disminuir o aumentar rápidamente, lo que afecta a tus márgenes de beneficios o pérdidas. 

Entre los costes variables se incluyen los siguientes: 

• Coste de las mercancías vendidas (COGS) 
• Remuneraciones del personal temporal 
• Productos desechables (servilletas, posavasos, etc.) 

* Es importante tener en cuenta que, si bien los gastos de agua y electricidad se incrementan cuando hay más clientes, los bares seguirán necesitando consumir servicios públicos aunque el negocio no funcione adecuadamente, por ejemplo, aire acondicionado, luces, frigoríficos, etc. Por este motivo, los costes que a veces son fijos y dependen en cierta medida de factores como el volumen de ventas se denominan costes mixtos.  Sin embargo, como no suelen distar mucho de la norma, suelen incluirse como costes fijos. 

El umbral de rentabilidad es el punto en el que los ingresos totales equivalen a los costes totales (costes fijos y variables). El análisis del umbral de rentabilidad sirve para determinar el volumen de ingresos que debe generar tu restaurante para cubrir exactamente los costes u obtener un beneficio nulo. 

Los gestores utilizan esta información para definir los objetivos de ventas, controlar los costes y alcanzar los objetivos de rentabilidad y crecimiento empresarial. 

Utilizando esta sencilla fórmula, sólo necesitarás tres valores.                                 

Una vez que hayamos clasificado los costes fijos y variables de un periodo determinado (por ejemplo, un mes), esta fórmula nos permite calcular de forma rápida el umbral de rentabilidad del bar en dólares de ventas.

Lo primero y más importante que hay que aprender en el negocio de bares y restaurantes es a controlar el coste de las mercancías vendidas (COGS).  En función de tu localización, el coste medio de las bebidas en un bar puede oscilar entre el 25 y el 45 % de las ventas totales de bebidas.  Esto supone una gran parte de tus ingresos y la diferencia entre obtener grandes beneficios o trabajar muy duro a cambio de poco dinero. 

El Beneficio Bruto (BP) es el total de ingresos menos los costes directamente relacionados con la producción de bienes (es decir, COGS), mientras que el Beneficio Bruto de Explotación (BBE), también conocido como Resultado Bruto de Explotación, es la diferencia entre los ingresos (ventas) y los gastos de explotación (CF + CV). En cualquier caso, a menor coste variable, mayor beneficio. Ten en cuenta que estos conceptos pueden variar en función de las prácticas contables y los países. En este artículo únicamente abordamos los principios básicos del cálculo de costes. 

En el siguiente ejemplo, una reducción del 14 % en las bebidas se traducirá en un aumento del 25 % en beneficios. 

Para llevar a cabo un control de costes adecuado, es necesario conocer con detalle el coste que conlleva cada uno de los productos de la carta.  Necesitaremos cuatro datos clave: 

1. Ingredientes de la receta 
2. Coste unitario de cada ingrediente 
3. Cantidad utilizada 
4. Coste de la receta (añadir un 5 o 10 % para cubrir cualquier otro concepto, como pajitas o decoración) 

Para asegurarse de que tu negocio sigue siendo rentable, resulta imprescindible realizar cálculos periódicos y precisos de los costes en bebidas.  El coste real en alimentación es el valor en que disminuyen tus existencias en un periodo determinado. En otras palabras, es el agotamiento de las existencias frente a su valor en dinero.

Calcular el coste real en alimentación implica un recuento exacto de las existencias. Esta tarea exige mucho trabajo, tiempo y disciplina, pero es de vital importancia. Por suerte, actualmente existen muchas opciones de software que pueden ayudarte en esta tarea.  La siguiente fórmula muestra cómo calcular el coste real en bebidas en un periodo concreto (normalmente un mes). 

Para que estos datos nos resulten útiles, tendremos que convertir el coste real en bebidas en porcentaje del coste real en bebidas.  Para ello, utiliza la siguiente fórmula. 

El porcentaje real de costes en bebidas del mes es del 30 %. A partir de esta información, la compararemos con nuestro porcentaje ideal de coste en bebidas. 

Para calcular el coste ideal en bebidas, en primer lugar tenemos que determinar el coste de cada producto de la carta. Así lo hemos hecho en el ejemplo anterior del cóctel Margarita. Se calculan estos costes y se multiplican por el conjunto de ventas, es decir, la cantidad de cada producto que se ha vendido en el transcurso del mes. A continuación, convertiremos el coste ideal en bebidas para obtener un porcentaje. 

Ahora que entiendes algunos de los costes clave de un bar, es el momento de preparar una sencilla cuenta de pérdidas y ganancias.  También se conoce como «cuenta de resultados» o «cuenta de pérdidas y ganancias» y resume los ingresos, costes y gastos de un negocio durante un periodo concreto (normalmente un mes, un trimestre o un año). Ofrece una visión instantánea de si el negocio ha generado beneficios o incurrido en pérdidas durante ese periodo. A continuación se muestra un ejemplo simplificado de cuenta de pérdidas y ganancias: 

Comprender los costes y tener una visión general de la cuenta de pérdidas y ganancias en bares y restaurantes resulta muy beneficioso, ya que permite identificar las oportunidades de generar beneficios y las áreas de reducción de costes, fijar precios competitivos en las cartas y tomar decisiones acertadas sobre la planificación financiera, lo que, en última instancia, se traduce en una mayor rentabilidad. 

Anima a tu equipo a que esté al día de las tendencias del sector, aprenda de los expertos y descubra recursos de gran valor para su carrera en el bar invitándoles a inscribirse en Diageo Bar Academy. 

• Haz un seguimiento de tu inventario para saber qué productos se venden y cuáles no. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas sobre lo que debes almacenar y lo que debes eliminar de tu menú.
• Reduce el despilfarro formando a tu personal para que sirva las bebidas con precisión, utilizando jiggers y tazas medidoras, y utilizando programas informáticos para hacer un seguimiento del inventario y las ventas.
• Negocia con los proveedores para conseguir mejores precios en productos y servicios. También puedes plantearte comprar al por mayor o asociarte con otros bares para conseguir mejores ofertas.
• Optimiza tu menú eliminando los artículos de bajo rendimiento y centrándote en tus mejores vendedores. También puedes considerar la posibilidad de ofrecer ofertas especiales o promociones para animar a los clientes a probar nuevos artículos.
• Controla tus gastos haciendo un seguimiento regular de las ventas y los gastos. Esto te ayudará a identificar las áreas en las que puedes recortar gastos y mejorar tu cuenta de resultados.