La gestión de las existencias de un bar implica supervisar el suministro de bebidas alcohólicas, refrescos, adornos, cristalería y otras provisiones esenciales. El control eficaz de las existencias tiene un papel fundamental a la hora de garantizar un funcionamiento sin complicaciones, reducir las pérdidas innecesarias, gestionar los gastos y mantener una calidad constante en la atención al cliente de. A continuación, encontrarás algunas estrategias para gestionar las existencias:

• Establecer niveles predeterminados de stock: Una vez determinada la gama de productos en cartera (gama horizontal y vertical), el siguiente paso sería registrar los niveles predeterminados. Los niveles predeterminados establecen las cantidades máximas y mínimas de un producto, indicando al personal cuándo es el momento correcto para volver a hacer un pedido. Las cantidades mínimas se establecen basándose en el plazo del pedido nuevo, la cantidad mínima de pedido y si es un producto perecedero.
• Recepción precisa: Asegúrate de que el personal encargado de recibir las existencias entrantes comprueba correctamente la cantidad y la calidad, según las especificaciones de los productos.
• Almacenaje: Almacena todos los productos en condiciones óptimas (por ejemplo, en un congelador o un refrigerador) y respeta siempre los principios FIFO (el primero en entrar es el primero en salir) para evitar el desperdicio y garantizar la frescura.
• Control de raciones: Implanta recetas estándar y mantén controles estrictos sobre el tamaño de las raciones de comida y bebida. El uso de balanzas y medidas es crucial para mantener los costes en niveles adecuados y un producto de calidad constante que cumpla las expectativas del cliente.
• Realizar auditorías e inventarios: Realiza, con carácter programado o improvisado, auditorías (para las ventas) e inventarios (para las existencias) con el fin de identificar potenciales discrepancias.

Para calcular la desviación de inventario, necesitaremos dos datos: uno, la cantidad de existencias vendidas y dos, las existencias reales usadas durante el mismo periodo.

Desviación de inventario = cantidad de existencias vendidas - existencias reales usadas

En un mundo ideal, la diferencia sería cero. No obstante, en el mundo real, esto es muy poco probable, así que, cuanto menor sea la diferencia, mejor.

Para averiguar la cantidad de existencias vendidas, extrae los datos de tu sistema de punto de venta o del registro de ventas. Para las existencias reales usadas, la fórmula es similar al cálculo del COGS (coste de los productos vendidos) pero con la cantidad.

Los registros de ventas indican que se vendieron 20 botellas de Tanqueray en un mes.

Para calcular las existencias reales usadas, utiliza la fórmula Existencias iniciales + compras - existencias finales = (10 botellas + 24 botellas) - 12 botellas = 22 botellas usadas.
La desviación de inventario es la cantidad de existencias vendidas - las existencias reales usadas = 20 - 22 = -2 botellas

El porcentaje de desviación de inventario se calcula así: (Desviación ÷ uso) x 100 = (-2 ÷ 22) x 100 = 9 %*

Asumir el coste de una botella de Tanqueray son 45 $, la pérdida al mes es de (45 $ x 2) = 90 $
Perdida prevista para el año = 90 $ x 12 = 1.080 $

Si la cantidad total de compras asciende a 500.000 $ al año, entonces la pérdida prevista con una desviación del 9 % ¡es de 45.000 $!

*La desviación siempre se expresa como un valor absoluto, lo que significa que solo puede ser un número positivo.

Saber que existe una desviación (y lo alta que es) es solo el primer paso. El siguiente paso es averiguar cómo, dónde y por qué está sucediendo y tomar medidas para evitar futuras pérdidas. Por lo general, las desviaciones están provocadas por alguna combinación de las siguientes razones:

1. Robo
2. Excesos al servir y/o derrames
3. Roturas, deterioro, pedidos erróneos o bebidas gratis no registradas
4. Error en la facturación/indicación incorrecta de códigos en pedidos

Para averiguar las existencias reales usadas de tu bar necesitas realizar un inventario físico (inventario de bar) dos veces durante un periodo determinado (un mes, una semana o cada día). 

Si bien no es una de las tareas más apasionantes, su misión es crucial. Cualquier diferencia entre el inventario inicial (la primera vez) y el inventario final (la segunda vez) se utiliza para sacar conclusiones útiles para el funcionamiento de tu negocio. 

La guía para realizar con éxito un inventario incluye:

1. Planificar: Elabora una descripción detallada de las responsabilidades, el proceso y el calendario.
2. Elegir el momento adecuado: Va a ser difícil realizar un inventario preciso si el bar está en funcionamiento. Elige una hora en la que el bar esté cerrado o tenga muy poco movimiento. En algunos hoteles o establecimientos más grandes, el inventario puede ser todo un acontecimiento, ya que todas las existencias se trasladan a un lugar centralizado y se verifican en presencia de auditores.
3. Mantener la uniformidad: Utiliza medidas estándar para ambos recuentos para evitar discrepancias injustificadas (ve más abajo algunas de las opciones).
4. Ser exhaustivo: Asegúrate de comprobar todas las existencias, por ejemplo, en las neveras, refrigeradores y los almacenes. Mantén todas las zonas de almacenamiento organizadas y bien iluminadas.
5. Frecuencia: El inventario debería realizarse a intervalos regulares (con una frecuencia diaria, semanal, quinquenal o mensual). Un intervalo superior a un mes dificultará adoptar medidas correctivas, si hicieran falta, o rastrear responsabilidades. Un inventario ad hoc también es recomendable.
6. Implicar a las personas adecuadas: Evita recurrir a los empleados habituales del bar para realizar el inventario, ya que genera un conflicto de intereses. Utiliza personal digno de confianza, concienzudo y formado para evitar imprecisiones. Plantéate recurrir a terceros que sean auditores.

Minimizar la desviación (pérdida desconocida) de las existencias de un bar es esencial para la salud financiera general y la eficiencia operativa. Practica estas cinco maneras de reducir la desviación en tu bar:

1. Establece un límite de desviación aceptable (menos del 2 % está bien)
2. Realiza inventarios frecuentes
3. Cuenta con una estrategia de compra y racionaliza tu cartera
4. Implanta recetas estándar y medidas estándar
5. Forma al personal para reducir la desviación (recepción precisa, disminución de excesos al servir, derrames, o errores en los pedidos)

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