Das Inventar-Management innerhalb einer Bar umfasst die Überwachung der Versorgung mit alkoholischen Getränken, Mixern, Garnituren, Gläsern und anderen wichtigen Vorräten. Eine effektive Inventar-Kontrolle spielt eine entscheidende Rolle bei der reibungslosen Betriebsführung, der Reduzierung von unnötigen Verlusten, der Verwaltung von Ausgaben und der Aufrechterhaltung eines konsistenten Servicestandards für dich. Hier sind einige Strategien für das Inventar-Management:

• Festlegung der Mindestbestandsmengen: Sobald das Portfolio festgelegt wurde (horizontaler & vertikaler Bereich, ist der nächste Schritt, die Mindestbestandsmengen zu dokumentieren. Die Mindestbestandsmenge legt die maximalen und minimalen Mengen einer Produktion fest und fordert das Personal auf, zur richtigen Zeit nachzubestellen. Die Mindestmengen werden basierend auf der Nachbestellzeit, der Mindestbestellmenge (MOQ) und ob es sich um ein verderbliches Produkt handelt, festgelegt.
• Genaue Warenannahme: Stelle sicher, dass das Personal die eingehenden Waren genau überprüft, indem sie Menge und Qualität (basierend auf den Produktspezifikationen) überprüfen.
• Lagerung: Lagere alle Produkte unter optimalen Bedingungen (z. B. im Gefrierschrank oder Kühlschrank) und beachte immer die FIFO (First in, First Out)-Prinzipien, um Verderb zu verhindern und Frische zu gewährleisten.
• Portionskontrolle: Implementiere Standardrezepte und halte strenge Kontrollen über die Portionsgröße (für Lebensmittel) und das Ausschenken (für Getränke) aufrecht. Die Verwendung von Waagen und Maßnahmen ist entscheidend, um konsistente Kosten und ein gleichbleibendes Produkt sicherzustellen, das den Erwartungen der Kunden entspricht.
• Audits & Inventur: Führe geplante und unangekündigte Audits (für den Verkauf) und Inventuren (für das Lager) durch, um mögliche Abweichungen zu identifizieren.

Die Bestandsabweichung (auch als Bestandsverlust bezeichnet) ist die Menge an Lagerbestand, die verkauft wurde, verglichen mit der Menge, die verwendet wurde. Im Wesentlichen handelt es sich um jede Zutat, die verwendet wurde, ohne verkauft zu werden. Sie zeigt entweder in monetärem Wert oder als Prozentsatz an, wie viel Produkt gekauft und verwendet wurde, ohne Einnahmen zu erzielen.

Die Bestandsabweichung ist ein wesentlicher Bestandteil, um die finanzielle Gesundheit Ihrer Bar zu verstehen. Eine hohe Abweichung ist ein Gewinnkiller und entspricht dem Verschütten Ihrer Spirituosen in den Abfluss. Während die akzeptable Branchennorm für die Abweichung irgendwo zwischen 1-2% des Lagerbestands liegt, können viele Bars und Restaurants eine Abweichung zwischen 5-25% haben. Denken Sie daran, dass der Verlust von 25% Ihres Lagerbestands jeden Monat den Unterschied zwischen Erfolg und Überleben ausmachen kann! Daher ist es entscheidend, die Bestandsabweichung zu minimieren, um profitabel zu bleiben.

Hinweis: Die Bestandsabweichung kann für den gesamten Lagerbestand oder nach Kategorien (Biere, Weine und Spirituosen) gemessen werden. Jede Kategorie kann, abhängig von ihrer Verkaufsform, unterschiedliche akzeptable Abweichungswerte aufweisen. Zum Beispiel kann Fassbier aufgrund von Schaumbildung und anderen Fassproblemen eine höhere Abweichung haben, während Flaschenbier eine viel geringere Abweichung haben sollte.

Um die Bestandsabweichung zu berechnen, benötigen wir zwei Informationen: Erstens die Menge des verkauften Lagerbestands und zweitens die tatsächliche Verwendung des Lagerbestands im gleichen Zeitraum.

Bestandsabweichung = Menge des verkauften Lagerbestands - tatsächliche Verwendung des Lagerbestands

In einer idealen Welt wäre der Unterschied null. In der realen Welt ist dies jedoch höchst unwahrscheinlich, daher gilt: Je kleiner der Unterschied, desto besser.

Um die Menge des verkauften Lagerbestands herauszufinden, schaue dir die Daten aus dem POS-System oder den Verkaufsunterlagen an. Für die tatsächliche Verwendung des Lagerbestands ist die Formel ähnlich der Berechnung der Wareneinsatzkosten (Cost of Goods Sold, COGS), jedoch in Bezug auf die Menge.

Die Verkaufsunterlagen zeigen, dass in einem Monat 20 Flaschen Tanqueray verkauft wurden.

Um die tatsächliche Verwendung des Lagerbestands zu berechnen, verwende deinen Anfangsbestand + Einkäufe - Endbestand = (10 Flaschen + 24 Flaschen) - 12 Flaschen = 22 Flaschen wurden verwendet.

Die Bestandsabweichung beträgt Menge des verkauften Lagerbestands - tatsächliche Verwendung des Lagerbestands = 20 - 22 = -2 Flaschen

Der Prozentsatz der Bestandsabweichung wird berechnet durch (Abweichung ÷ Verwendung) x 100 = (-2 ÷ 22) x 100 = 9%*

Angenommen, der Preis für eine Flasche Tanqueray beträgt 45 Euro, beträgt der Verlust pro Monat (45 Euro x 2) = 90 Euro

Prognostizierter Verlust pro Jahr = 90 Euro x 12 = 1080 Euro

Wenn die Gesamteinkäufe 500.000 Euro pro Jahr betragen, beträgt der prognostizierte Verlust bei 9% Abweichung 45.000 Euro!

*Die Abweichung wird immer im absoluten Wert ausgedrückt, was bedeutet, dass nur positive Zahlen verwendet werden.

Die Kenntnis einer Abweichung (und wie hoch sie ist) ist nur der erste Schritt. Der nächste Schritt besteht darin, herauszufinden, wie, wo und warum dies geschieht, und Maßnahmen zu ergreifen, um weitere Verluste zu verhindern. Normalerweise werden Abweichungen durch eine Kombination der folgenden Gründe verursacht: 

1. Diebstahl
2. Übermäßiges Einschenken und/oder Verschütten
3. Nicht erfasste Brüche, Verderb, falsche Bestellungen oder Gratisgetränke
4. Fehler bei der Abrechnung / fehlerhafte Eingabe von Bestellungen

Um den tatsächlichen Verbrauch des Lagerbestands deiner Bar herauszufinden, musst du im Verlauf eines festgelegten Zeitraums (eines Monats, einer Woche oder jeden Tag) zweimal eine physische Bestandsaufnahme (Barinventur) durchführen.

Obwohl es keine aufregende Aufgabe ist, ist sie von entscheidender Bedeutung. Jeder Unterschied zwischen dem Anfangsbestand (das erste Mal) und dem Endbestand (das zweite Mal) wird verwendet, um nützliche Schlussfolgerungen für den Betrieb deines Geschäfts zu ziehen.

Eine erfolgreiche Bestandsaufnahme enthält folgende SChritte

1. Plan: Erstelle eine detaillierte Übersicht über die Verantwortlichkeiten, den Prozess und den Zeitplan.
2. Wähle die richtige Zeit: Es wird schwer sein, eine genaue Bestandsaufnahme durchzuführen, während die Bar in Betrieb ist. Wähle eine Zeit aus, in der die Bar geschlossen ist oder sehr ruhig ist. In einigen Hotels oder großen Einrichtungen kann die Bestandsaufnahme eine große Angelegenheit sein, bei der alle Bestände an einen zentralen Ort gebracht und in Anwesenheit von Prüfern überprüft werden.
3. Konsistenz: Verwende für beide Zählungen standardisierte Maßeinheiten, um unberechtigte Abweichungen zu vermeiden (siehe unten einige Optionen).
4. Gründlichkeit: Achte darauf, alle Bestände zu überprüfen, z. B. in Kühlschränken, Kühlräumen und Lagerräumen. Halte alle Lagerbereiche organisiert und gut beleuchtet.
5. Häufigkeit: Die Bestandsaufnahme sollte in regelmäßigen Abständen (täglich, wöchentlich, zweiwöchentlich oder monatlich) durchgeführt werden. Jeder Abstand von mehr als einem Monat macht es schwer, bei Bedarf Korrekturmaßnahmen zu ergreifen oder die Verantwortlichkeit nachzuvollziehen. Ad-hoc-Inventuren sind ebenfalls ratsam.
6. Beteiligung der richtigen Personen: Vermeide es, das normale Barpersonal für die Bestandsaufnahme einzusetzen, da dies einen Interessenkonflikt darstellt. Verwende vertrauenswürdiges, detailorientiertes und geschultes Personal, um Ungenauigkeiten zu vermeiden. Erwäge die Verwendung von unabhängigen Prüfern.

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