Con el propósito de una gestión financiera efectiva (y contabilidad), agruparemos los múltiples costos para proporcionar una visión clara de dónde se encuentra el gasto, para informar decisiones financieras sólidas. 

En términos generales, todos los costos relacionados con la gestión de un bar y restaurante se pueden categorizar como Costos Fijos o Costos Variables. Los costos fijos incluyen gastos que permanecen constantes durante un período de tiempo, independientemente del nivel de producción, mientras que los costos variables son gastos que cambian directa y proporcionalmente a los cambios en el nivel o volumen de actividad comercial. A largo plazo, todos los costos son variables.

Los costos fijos son gastos predeterminados que permanecen iguales a lo largo de un período específico. Estos costos generales no varían con la producción o el rendimiento del negocio. Algunos ejemplos de CF son:

• Hipoteca o Alquiler
• Salarios de Empleados a Tiempo Completo
• Seguro
• Pagos de Préstamos
• Servicios Públicos*

Cualquier propietario de restaurante o bar tendrá ciertos costos fijos independientemente de la actividad comercial. Dado que estos costos permanecen iguales a lo largo del año financiero, los costos fijos son más fáciles de presupuestar. Sin embargo, también son menos controlables que los costos variables, ya que no están relacionados con las operaciones o el volumen. 

Los costos variables cambian durante un período especificado y están directamente relacionados con la actividad comercial. Estos se basan en el rendimiento del negocio y en el volumen de servicios que genera. Debido a que cambian continuamente y la cantidad que se gasta en ellos difiere mes a mes, los gastos variables son más difíciles de monitorear y controlar. Pueden disminuir o aumentar rápidamente, lo que afecta los márgenes de beneficio o pérdida.

Algunos ejemplos de costos variables incluyen:

• Costo de Ventas (COGS)
• Salarios para empleados eventuales
• Suministros desechables (por ejemplo, servilletas, posavasos)

*Nota que mientras que los costos de agua y electricidad aumentarán cuando haya más clientes, los bares aún necesitarán consumir servicios públicos incluso si el negocio va mal, por ejemplo, aire acondicionado, luces, refrigeradores, etc. Como tal, a veces se considera que los costos que fluctúan entre ser fijos y estar influenciados en cierta medida por factores como el volumen de ventas se denominan costos mixtos. Sin embargo, dado que generalmente no se alejan demasiado de la norma, generalmente se incluyen como costos fijos. 

El punto de equilibrio es el punto en el que los ingresos totales son iguales a los costos totales (costos fijos y variables). El análisis del punto de equilibrio le ayuda a averiguar cuántos ingresos necesita generar su restaurante para cubrir exactamente sus costos o tener una ganancia neta de $0.

Los operadores pueden utilizar esta información para establecer objetivos de ventas, controlar los costos y alcanzar los márgenes de beneficio deseados y el crecimiento del negocio.

Punto de Equilibrio = Costos Fijos Totales ÷ (Ventas Totales - Costos Variables Totales) 

Ventas Totales 

Usar esta fórmula simple solo requerirá tres valores. 

Una vez que hayamos categorizado los costos fijos y variables durante un período dado (digamos un mes), esta fórmula nos permite calcular rápidamente el punto de equilibrio en ventas en dólares del bar. Ejemplo:

Ventas Totales del mes = $100,000 

Costos Fijos Totales = $35,000 

Costos Variables Totales = $28,000

Punto de Equilibrio = $35,000 ÷ (100,000 - 28,000) 

                                                           100,000 

Punto de Equilibrio = $35,000 ÷ 72,000 

                                       100,000 

Punto de Equilibrio = $35,000 ÷ 0.72 

Punto de Equilibrio = $48,611

El primer y más importante concepto que debes aprender en el negocio de bares y restaurantes es controlar el Costo de los Bienes Vendidos (COGS, por sus siglas en inglés). Dependiendo de tu ubicación, el costo promedio de las bebidas en un bar puede variar entre el 25% y el 45% de las ventas totales de bebidas. Esto representa una parte significativa de tus ingresos, y la diferencia entre ganar buen dinero y trabajar arduamente por muy poco. 

El Beneficio Bruto (GP) es la cantidad total de ingresos menos los gastos directamente relacionados con la producción de bienes (es decir, COGS), mientras que el Beneficio Bruto Operativo (GOP), también conocido como Ingreso Bruto Operativo, es la diferencia entre los ingresos (ventas) y los costos operativos (FC + VC). De todos modos, cuanto menor sea el costo variable, mayor será tu beneficio. Ten en cuenta que los términos pueden variar en diferentes prácticas contables y países. En este artículo, solo estamos discutiendo principios básicos de cálculo de costos.

En el ejemplo a continuación, una disminución del 14% en el costo de las bebidas resultará en un aumento en las ganancias del 25%.

El buen control de costos comienza con un desglose detallado de cuánto cuesta cada elemento en tu menú. Necesitaremos cuatro piezas clave de información:

1. Ingredientes en la receta. 
2. Costo unitario de cada ingrediente. 
3. Cantidad utilizada. 
4. Costo de la receta (agrega un 5 o 10% para cubrir cualquier elemento diverso, como pajitas o adornos).

Para asegurarse de que su negocio siga siendo rentable, es fundamental realizar cálculos regulares y precisos de los costos de bebidas. El costo real de los alimentos es el valor por el cual su inventario disminuye en un período determinado. 

En otras palabras, es el agotamiento del inventario frente a su valor en dinero. El cálculo del costo real de los alimentos requiere recuentos de inventario precisos. Esto puede ser intensivo en mano de obra y llevar mucho tiempo, y requiere mucha disciplina, pero es una tarea crítica.

Afortunadamente, hoy en día hay muchas opciones de software disponibles para ayudar. La fórmula a continuación muestra cómo calcular el costo real de las bebidas en un período específico (generalmente un mes).

Inventario inicial (primer día del mes) + Compras totales (durante el mes) - Inventario final (último día del mes) = Costo real de las bebidas.

Ejemplo: Inventario inicial ($10,000) + Compras totales ($5,000) - Inventario final ($9,000) = Costo real de los alimentos ($6,000).

Para que esta información sea útil, deberemos convertir el costo real de las bebidas en porcentaje de costo real de bebidas. Simplemente usa la fórmula a continuación.

Costo real de las bebidas x 100% = Porcentaje real de costo de bebidas Ingresos totales 

$6,000 x 100% = 30%  

200,000

Con esta información, pasaremos a compararla con nuestro Porcentaje Ideal de Costo de Bebidas.

Para calcular el costo ideal de las bebidas, primero debemos determinar el costo de cada artículo del menú. Hemos hecho esto en el ejemplo del cóctel Margarita anterior. 

Toma estos costos y multiplícalos por la mezcla de ventas, es decir, la cantidad de cada artículo que se vendió durante el mes. Después de eso, tendremos que convertir el costo ideal de bebidas en porcentaje.

Costo ideal de las bebidas x 100% = Porcentaje ideal de costo de bebidas Ingresos totales

Supongamos que el costo ideal de las bebidas es de $5,500 

$5,500 x 100% = 27.5%  

200,000 

El porcentaje ideal de costo de bebidas para el mes es del 27.5%.

Ahora que entiendes algunos de los costos clave involucrados en la operación de un bar, es hora de preparar un estado de pérdidas y ganancias simple. También conocido como "estado de ingresos" o "estado de ganancias", resume los ingresos, costos y gastos de un negocio durante un período específico (generalmente un mes, trimestre o año).

Proporciona una instantánea de si el negocio ha generado una ganancia o incurrido en una pérdida durante ese período. A continuación, se muestra un ejemplo simplificado de un estado de pérdidas y ganancias:

Entender los costos y tener un claro conocimiento de tu estado de pérdidas y ganancias (P&G) en bares de restaurantes ofrece numerosos beneficios que te permiten identificar oportunidades generadoras de ganancias y áreas para reducir costos, fijar precios competitivos en los menús y tomar decisiones informadas sobre la planificación financiera, lo que en última instancia conduce a un aumento en la rentabilidad.

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Realiza un seguimiento de tu inventario para identificar qué productos se están vendiendo y cuáles no. Esto te ayudará a tomar decisiones informadas sobre qué productos mantener en stock y cuáles eliminar de tu menú.

Reduce el desperdicio capacitando a tu personal para que sirva las bebidas con precisión, utilizando medidores y tazas medidoras, y utilizando software para hacer un seguimiento de tu inventario y ventas.

Negocia con proveedores para obtener mejores precios en productos y servicios. También puedes considerar la compra al por mayor o asociarte con otros bares para obtener mejores ofertas.

Optimiza tu menú eliminando productos que no tienen buen rendimiento y centrándote en los más vendidos. También puedes considerar ofrecer promociones o especiales para animar a los clientes a probar nuevos productos.

Controla tus gastos haciendo un seguimiento regular de tus ventas y gastos. Esto te ayudará a identificar áreas donde puedes reducir costos y mejorar tus resultados finales.