La gestión de inventario en un bar implica supervisar el suministro de bebidas alcohólicas, mezcladores, adornos, cristalería y otras provisiones esenciales. El control efectivo del inventario desempeña un papel fundamental en facilitar operaciones sin problemas, reducir pérdidas innecesarias, gestionar gastos y mantener un estándar consistente de servicio para los clientes. A continuación, se presentan algunas estrategias para la gestión de inventario:

• Establecer Niveles Óptimos: Una vez que se haya establecido el rango del portafolio (rango horizontal y vertical), el siguiente paso sería documentar los niveles óptimos. El nivel óptimo establece las cantidades máximas y mínimas de un producto, lo que indica al personal cuándo debe realizar el pedido en el momento correcto. Las cantidades mínimas se establecen en función del tiempo de espera para reordenar, la cantidad mínima de pedido (MOQ) y si se trata de un producto perecedero.
• Recepción Precisa: Asegúrate de que el personal reciba el stock entrante de manera precisa, verificando la cantidad y la calidad (según las especificaciones del producto).
• Almacenamiento: Almacena todos los productos en condiciones óptimas (por ejemplo, en el congelador o refrigerador) y siempre observa los principios de FIFO (primero en entrar, primero en salir) para evitar el deterioro y garantizar la frescura.
• Control de Porciones: Implementa recetas estándar y mantiene un estricto control sobre el tamaño de las porciones (para alimentos) y el vertido (para bebidas). El uso de básculas y medidas es crucial para mantener costos consistentes y un producto uniforme que cumpla con las expectativas del cliente.
• Auditorías y Control de Stock: Realiza auditorías programadas e inesperadas (para las ventas) y toma de inventario (para el inventario) para identificar posibles discrepancias.

La Variación de Inventario (también conocida como Merma de Inventario) es la cantidad de inventario vendido en comparación con la cantidad utilizada, esencialmente, cualquier ingrediente utilizado sin ser vendido. Indica, ya sea en valor monetario o como porcentaje, cuánto producto se ha pagado y utilizado sin generar ingresos.

La merma de inventario es un componente esencial para comprender la salud financiera de tu bar. Una alta variación es un asesino de ganancias, equivalente a verter tus bebidas espirituosas por el desagüe. Mientras que la norma aceptable en la industria para la variación se encuentra en algún lugar entre el 1% y el 2% del inventario, muchos bares y restaurantes pueden sufrir una variación de entre el 5% y el 25%. ¡Perder el 25% de tu stock cada mes puede marcar la diferencia entre el éxito y la supervivencia! Por lo tanto, es vital minimizar la variación de inventario para seguir siendo rentable.

Nota: La variación de inventario se puede medir en todo el inventario o por categorías (cervezas, vinos y licores). Cada categoría, según el formato en el que se venda, puede tener un nivel diferente de variación de inventario aceptable. Por ejemplo, la cerveza de barril puede incurrir en una variación más alta debido a la formación de espuma y otros problemas del barril, pero la cerveza embotellada debería tener una variación mucho más baja.

Para calcular la variación de inventario, necesitaremos dos piezas de información: la cantidad de inventario vendido y el uso real del inventario en el mismo período.

Variación de Inventario = Cantidad de Inventario Vendido - Uso Real del Inventario

En un mundo ideal, la diferencia sería cero. Sin embargo, en el mundo real, esto es muy poco probable, por lo que cuanto menor sea la diferencia, mejor.

Para averiguar la cantidad de inventario vendido, obtén los datos de tu sistema de punto de venta (POS) o registro de ventas.

Para el uso real del inventario, la fórmula es similar a calcular el COGS (Costo de Bienes Vendidos), pero en cantidad.

Los registros de ventas indican que se vendieron 20 botellas de Tanqueray en un mes.

Para calcular el uso real del inventario, utiliza el Inventario Inicial + Compras - Inventario Final = (10 botellas + 24 botellas) - 12 botellas = 22 botellas usadas.

La Variación de Inventario es Cantidad de Inventario Vendido - Uso Real del Inventario = 20 - 22 = -2 botellas.

El porcentaje de Variación de Inventario se calcula mediante la fórmula (Variación ÷ Uso) x 100 = (-2 ÷ 22) x 100 = 9%*

Suponiendo que el costo de una botella de Tanqueray es de $45, la pérdida mensual es ($45 x 2) = $90.

Pérdida proyectada por año = $90 x 12 = $1080.

Si el monto total de las compras asciende a $500,000 por año, entonces la pérdida proyectada con una variación del 9% sería de $45,000.

*La variación siempre se expresa en valor absoluto, lo que significa que solo se consideran números positivos.

Saber que hay una variación (y cuánto es) es solo el primer paso. El siguiente paso es descubrir cómo, dónde y por qué está ocurriendo, y tomar medidas para prevenir futuras pérdidas. Por lo general, las variaciones se deben a una combinación de las siguientes razones:

1. Robo.
2. Sobrellenado y/o derrames.
3. Roturas no registradas, desperdicio, pedidos incorrectos o bebidas gratuitas.
4. Errores en la facturación / entrada inexacta de pedidos.

Para llegar al inventario de uso real de su bar, debe realizar un inventario físico (inventario de bar) dos veces en un período de tiempo establecido (un mes, una semana o todos los días).

Aunque no es la tarea más emocionante, es de vital importancia. Cualquier diferencia entre el inventario inicial (la primera vez) y el inventario final (la segunda vez) se utiliza para obtener conclusiones útiles para la operación de su negocio.

Una guía para un inventario exitoso incluye:

1. Planificar: Cree un esquema detallado de las responsabilidades, el proceso y el cronograma. 
2. Elegir el Momento Adecuado: Será difícil realizar un inventario preciso mientras el bar esté en funcionamiento. Elija un momento en que el bar esté cerrado o muy tranquilo. En algunos hoteles o grandes establecimientos, el inventario puede ser un gran evento con todos los productos trasladados a un lugar centralizado y verificados en presencia de auditores. 
3. Ser Consistente: Utilice las medidas estándar para ambas cuentas para evitar discrepancias injustificadas (consulte a continuación algunas opciones).
4. Ser Minucioso: Asegúrese de revisar todo el stock, por ejemplo, en refrigeradores, enfriadores y almacenes. Mantenga todas las áreas de almacenamiento organizadas y bien iluminadas. 
5. Frecuencia: El inventario debe realizarse a intervalos regulares (diarios, semanales, quincenales o mensuales). Si se realiza con menos frecuencia que mensualmente, será difícil implementar acciones correctivas, si es necesario, o rastrear la responsabilidad. También es aconsejable un inventario ad hoc. 
6. Involucrar a las Personas Adecuadas: Evite utilizar al personal habitual del bar para realizar el inventario, ya que crea un conflicto de intereses. Utilice personal de confianza, detallista y capacitado para evitar inexactitudes. Considere la posibilidad de utilizar auditores externos.

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